Comment gagner du temps en augmentant sa productivité


Quelques bonnes astuces pour gagner du temps 

Peter Drucker “Le temps est la ressource la plus rare. S’il n’est pas géré, rien d’autre ne peut l'être”

Le temps est certainement la ressource la plus précieuse dont nous disposons sur Terre.

A moins de se retrouver dans Time out où le temps a remplacé l’argent, il nous est malheureusement impossible de récupérer notre temps perdu sur les réseaux sociaux.  

Gérer son temps n’est pas toujours chose aisée, nous avons donc fait pour vous une liste d’astuces pouvant vous aider à gagner du temps sur vos journées déjà bien remplies par votre pratique médicale.

Robin S. Sharma, un écrivain canadien nous dit qu’il existe une règle d’or simple en matière de vie efficace et productive : “la maîtrise du temps est la maîtrise de la vie”.

 

Comment sont rythmées vos journées ?

Avant de s’intéresser aux différents moyens de gagner du temps, il faut d’abord vous demander et mettre par écrit quelles sont vos priorités ?

Vous souhaitez gagner du temps pour en passer plus en famille, pour passer plus de temps à pratiquer votre passion, ou bien c’est au sein même de votre journée de travail que vous désirez être plus productif ?

 

Pour ce faire, faites un audit de vos journées.

Combien d’heures par jour travaillez-vous ?

Combien de temps dans les transports passez-vous ?

Le temps passé au téléphone ou sur les réseaux sociaux ?

Décortiquez votre journée vous aidera à mettre en lumière comment et à quel moment vous perdez du temps.

Par exemple, je me suis rendu compte que lors de mes trajets en transports en commun, je passais tout mon temps à scroller le fil d’actualité de mes réseaux sociaux.

En changeant cette mauvaise habitude par la lecture d’un livre, cela m’a permis de lire en moyenne un livre par semaine.

Pour votre audit, je vous conseille d’utiliser Rescuetime.

C’est une application mobile et sur ordinateur, qui analyse vos différentes actions digitales au cours de la journée, pour découvrir comment vous utilisez votre temps.

Si vous observez que vous passez beaucoup de temps sur un site ou une application, il vous est possible de le bloquer sur une période définie, ce qui est très pratique pour diminuer les tentations.

 
Evitez le plus possible d'être multi-tâche

Selon une étude, lorsque l’on passe d’une activité à une autre sans la finir entièrement, cela provoque des interférences dans l’activité cérébrale et diminue grandement votre efficacité.

Il faudrait environ 23 min pour se re-concentrer sur une tâche.

C’est en étant interrompu constamment par de petites tâches telles que répondre au téléphone ou à un mail que l’on perd du temps.

A défaut de bloquer 2h pour gérer l’administratif lié à la profession, on se lance dans une tâche 15 min, puis on reçoit un mail auquel on répond directement, ce qui nous prend 10 min, puis on se remet dans notre tâche principale, ensuite on répond à un appel qui nous prend 20 min. On finit par prendre une journée entière pour une tâche qui aurait normalement pris 2h.

Il est primordial pour augmenter votre productivité de regrouper vos tâches similaires et de bloquer le temps nécessaire à leur exécution.

Voici quelques idées pour regrouper vos tâches :

  • Bloquer des horaires pour répondre au téléphone : entre 8h et 9h et entre 12h et 13h. Cela vous permettra de ne plus être dérangé à longueur de journée.

  • Prendre 1h le week-end pour organiser sa semaine.

  • Dédier une seule journée de la semaine à de l’administratif

  • Enregistrer les articles qui vous intéressent pour les lire plus tard au même moment.

  • Répondre à vos mails 1x le matin et 1x l’après-midi.


 

Déléguez pour gagner du temps.

 

“On n'est jamais mieux servi que par soi-même”

On connaît tous cette expression et pourtant elle ne vous aidera pas à être plus productif.

Il est vrai que si vous désirez être sûr de la qualité du travail rendu, le faire soi même est la meilleure solution.

Mais lorsque l’on parle de productivité, c’est tout le contraire : déléguer les tâches à des professionnels ou à votre secrétaire vous aidera à vous concentrer sur les tâches importantes que vous seul pouvez faire ou préférez faire.

Lorsque l’on délègue une tâche à quelqu’un d’autre, il est possible de gagner quelques minutes, voire quelques heures en fonction de la tâche demandée.

En déléguant une tâche à une autre personne, vous bénéficiez en outre de son expérience et de sa rapidité dans le domaine. Il est certain qu’un comptable ira plus vite que vous pour gérer votre comptabilité.

Voici plusieurs solutions pouvant vous aider à déléguer dans votre pratique médicale.

La plus connue et la plus répandue d’entre elles est d’engager une secrétaire qui pourra gérer le côté administratif de votre pratique. Malheureusement, engager une personne coûte cher et ce n’est pas toujours possible en fonction de l’importance de votre pratique privée.

C’est ici que les solutions digitales peuvent faire la différence.

En proposant à vos patients de passer par internet pour prendre rendez-vous, vous diminuez de ce fait la charge d’appels reçus, tout en augmentant la satisfaction de votre patient, qui aura pris rendez-vous à votre cabinet en 3 clics.

Nous sommes bien d’accord que cette solution ne permet pas de faire disparaître entièrement les appels reçus.

Si vous désirez ne plus devoir vous charger des appels, il existe à présent des call-center spécialisés dans le domaine médical.

Si vous n’avez pas de site web et ne voulez pas vous en occuper, ils vous est possible de vous créer un compte "Google my business" sur lequel vous pouvez proposer la prise de rendez-vous en ligne. Nous vous en parlons un peu plus en détail sur cet article concernant la visibilité sur internet =>Je lis l'article 

 

Les raccourcis clavier vont devenir vos meilleurs amis

 

Un raccourci clavier est une combinaison de touches qui, une fois enfoncées, permettent d’exécuter une fonction, une commande ou de lancer un programme.

Il est possible d’utiliser les raccourcis au sein de votre navigateur ou de votre DMI.

Un raccourci clavier ne permet pas un gain de temps phénoménal mais comme ils sont créés pour des tâches redondantes, vous pouvez gagner jusqu'à 30 min par jour juste en utilisant quelques raccourcis bien pratiques.

Voici une liste de raccourcis facilitant vos actions sur votre ordinateur tout au long de votre journée.

Si votre ordinateur tourne sous Windows

  • Ctrl+C vous permet de copier un élément.

  • Ctrl+V vous permet de coller l'élément sélectionné.

  • Ctrl+X vous permet de couper un élément.

  • Ctrl+Z vous permet d’annuler l’action effectuée précédemment.

  • Ctrl+Y vous permet de rétablir une action annulée.

  • Ctrl+S vous permet de sauvegarder rapidement un fichier.

  • Ctrl+P vous permettra d’ouvrir la fenêtre la fenêtre d’impression de document.

  • Ctrl+T Vous permet d’ouvrir une nouvelle page web.

  • Alt+Tab Vous permet de naviguer d’une application à une autre.

  • Ctrl+Tab Vous permet de passer d’une page web à une autre page web.

Si votre ordinateur tourne sous MacOs

  • Cmd+C vous permet de copier un élément.

  • Cmd+V vous permet de coller l'élément sélectionné.

  • Cmd+X vous permet de couper un élément.

  • Cmd+Z vous permet d’annuler l’action effectuée précédemment.

  • Cmd+maj+Z vous permet de rétablir une action annulée.

  • Cmd+S vous permet de sauvegarder rapidement un fichier.

  • Cmd+P vous permettra d’ouvrir la fenêtre d’impression de document.

  • Cmd+T Vous permet d’ouvrir une nouvelle page web.

  • Cmd+Tab Vous permet de naviguer d’une application à une autre.

  • Cmd+N Vous permet de passer d’une page web à une autre page web.

Ceci est une liste non exhaustive. Si vous désirez en apprendre plus, je vous conseille de vous rendre sur les pages de support Windows ou Mac Os pour découvrir tous les raccourcis clavier existants.

 

Automatisez vos tâches

Il existe de nos jours toutes sortes de logiciels d’automatisation de tâches.

Dans le domaine médical, on connaît tous le dossier médical informatisé (DMI).

Si presque tous les professionnels du monde médical ont commencé à informatiser leur pratique, il faut faire attention au choix du logiciel, celui-ci n'étant pas toujours adapté à toutes les spécialités.

Un chirurgien n’aura pas les mêmes besoins qu’un pédiatre et c’est pour cela qu’avant de s’engager à utiliser un DMI, il est essentiel de demander une période d'essai.

 

Voici quelques questions et étapes que vous devriez faire pour vous assurer une bonne prise en charge par l’entreprise qui vous vend une licence de DMI.

  1. Demandez-leur combien de vos confrères travaillent avec ce logiciel. Vous connaîtrez peut-être l'un de leurs clients, qui pourra vous fournir un vrai retour par rapport à celui-ci.

  2. Vérifiez les avis de la clientèle en ligne, que ce soit sur Google, Facebook ou d’autres sites qui référencent les avis clients. Vous pourrez vite vous rendre compte de la qualité du service après-vente.

  3. Faites une liste des tâches que vous exécutez au cours de la journée et demandez-vous pour combien d’entre elles le logiciel est capable de vous aider.  

    Nous vous conseillons donc de choisir votre DMI avec attention, celui-ci jouant fortement sur votre productivité.


    Merci pour la lecture de cet article,

    Contactez-nous nous-nous ferons un plaisir de vous conseiller.



YOUNESS, 08/09/2020 | Formation | Posted in Formation,